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参展前应准备的工作

若决定参加某一个展览会,则需尽速开始进行筹备。建议展出者从这几方面入手,做好参展前的准备工作:

1) 展品选择:展品是参展商能直接给观摩者留下印象的最重要因素。据不完全统计,在参观这的记忆因素中,展品具有吸引力可占到39%的比重,因此,应给予特别的重视。选样的原则:
a) 针对性 ---- 是指展品要符合展出的目的,方针,性质和内容。
b) 代表性 ---- 是指展品要体现展出者的高新技术,生产能力及本行业特点。
c) 独特性 ----是指展品要有自己的独到之处,以便与其他同类产品相比,明显有别。

2) 展示方法:展品本身在大部分情况下,并不能说明其全部性能,显示全部特征,需要通过借助其他材料或 设备等 手段,来加以说明,强调及渲染。要考虑让参观者在现场积极参与,并准备一些小包装样品免费派发。这些都是为了 引起参观者的兴趣 ,增加客商们的购买欲。

3) 展台设计:从表面上看,展台设计的任务应着重美观,其实,并非如此简单。主要是展台要能充分反映出参展商的 形象,能吸引参观者的注意力。因此,还要注意以舷录傅悖篴 ) 展台设计要与整体的贸易气氛相协调;
b) 展台设计 是为了衬托展品,不可 喧宾夺主;
c) 展台设计需考虑参展商的公众形象,不可过于标新立异;
d) 展台设计时,不 要忽略展示,会谈,咨询和休息等基本功能。

4) 人员配备:它是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可从四个方面加以考虑:
a) 按展览会 的性质选派合适类型或相关部门的人员;
b) 根据工作量的大小来决定人员数量;
c) 注重人员的基本素质;
d) 加强专业知识的培训及产品性能的了解 , 如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特 点,灵活应对。如果大众消费品应着力树立品牌形象,在消费者中形成亲和力;如系新产品,须大力宣传其与众不同 之处;产品如具独创性,则应强调其在技术上的突破性。

5) 客户邀请:展览会上若能顾客盈门当然求之不得,便有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参展者除了被动地等客户到,还要有意识地请客户来。可采取直接登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传,派发资料等手段,邀请和吸引客户。总之,要未雨绸缪,把工作做在前面。
附表: 参观者记忆统计因素
展品有吸引力 39%
操作演示 25%
展台设计 14%
展台人员表现 10%
散发资料 8%
展出者的名气 4%

 

以下是多年来参展所积累的专业经验,仅供各位参考:

计划时间表:

一)12 个月前
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,选定全年展览计划;
2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料;
3、选定场地;(一般而言,首次参加国际大展,较难取得最佳位置);
4、了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划

二)9个月前
1、设计展览结构;
2、取得展览管理公司的设计批准;
3、选择并准备参展产品;
4、与国外潜在客户及目前顾客联络;
5、制作展览宣传册;

三)6 个月前
1、以广告或邮件等进行推广活动;
2、确定旅行计划;
3、支付展览场地及其他服务所须预先付款;
4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译;
5、安排展览期间翻译员;
6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销;

四)3 个月前
1、继续追踪产品推广活动;
2、最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,帖上公司标签,赠送索取样品的客商;
3、将展位结构设计做最后的决定;
4、计划访客回应处理程序;
5、训练参展员工;
6、排定展览期间的约谈;
7、安排展览现场或场外的招待会;
8、购买外汇;